När förväntningar inte synkar och projektet faller mellan stolarna

Många IT projekt misslyckas inte för att tekniken är fel.
De misslyckas för att förväntningarna är otydliga, osynkade eller helt olika beroende på vem man frågar.

Alla tror att man är överens men ingen menar samma sak.

När ett projekt startar finns alltid flera parallella föreställningar:

• vad projektet ska lösa

• hur snabbt det ska gå

• hur mycket det får kosta

• hur det ska påverka arbetssätten

• vad som är “minimalt” och vad som är “måste ha”

Men dessa förväntningar formuleras sällan öppet.
Istället lever de i huvudet på varje grupp och krockar med varandra först långt senare.

Det tar sig uttryck så här:

1. Verksamheten blir besviken även om projektet levererar exakt det som efterfrågades.
Förväntningen var större.

2. IT-teamet känner att scope glider.
Fast egentligen var det förväntningarna som aldrig alignades från början.

3. Ledningen tror att projektet går bra.
Tills verkligheten hinner ikapp vid lansering.

När förväntningar inte synkas från start skapas en “tyst skuld” i projektet.
En skuld som måste betalas av någon, oftast stressade team.

Det som fungerar bättre är att jobba aktivt med att synka förväntningar, inte bara kravinsamling:

• fråga vad olika grupper faktiskt tror att projektet ska åstadkomma

• förtydliga vad som inte ingår

• skapa en delad bild av risker och begränsningar

• återkom till förväntningarna löpande

• våga säga nej till orealistiska antaganden tidigt

Förväntningar är projekts mest osynliga risk.
Synkar man dem får man en helt annan stabilitet.